Datenschutz in der Pflegeberatung – Was Berater wissen müssen

Welche Daten fallen in der Pflegeberatung an?

Pflegeberater erheben und verarbeiten eine Vielzahl personenbezogener Daten, darunter besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO:

• Name, Adresse, Geburtsdatum (personenbezogene Stammdaten)
• Pflegegrad und Pflegebedarf (Gesundheitsdaten)
• Diagnosen, Medikamente, Vorerkrankungen
• Soziale und familiäre Situation
• Finanzielle Angaben (Einkommens- und Vermögenssituation)
• Kontaktdaten von Angehörigen und Betreuern

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Pflegeberatung sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Beratungsvertrag)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Gesetzliche Verpflichtung (z.B. §37.3 SGB XI)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO: Gesundheitsversorgung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a + Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: Einwilligung

Einwilligungen richtig einholen

Einwilligungen müssen freiwillig, informiert, eindeutig und nachweisbar sein. In der Pflegeberatung bedeutet das: Schriftliche oder digital dokumentierte Einwilligung vor Beginn der Beratung, verständliche Formulierung der Datenschutzerklärung und klare Information über das Recht auf Widerruf.

Aufbewahrungsfristen

Pflegeberatungsunterlagen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Allgemein gilt: Beratungsdokumentation sollte mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (in Anlehnung an §630f BGB). Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen unterliegen den steuerrechtlichen Fristen (10 Jahre nach §147 AO).

Datensicherheit: Was muss der Berater sicherstellen?

Als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind Pflegeberater verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. Dazu gehören:

• Zugangsbeschränkungen zu Klientendaten
• Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
• Regelmäßige Datensicherung
• Schulung von Mitarbeitern
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Softwareanbietern